Datenschutz im Betrieb

Ziffer verarbeitet Gesundheitsdaten aus dem Behandlungsgespräch im Auftrag der Praxis. Diese Seite fasst zusammen, wie das abläuft. Die verbindlichen Regelungen stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag und seinen Anlagen.

Rollen

Die Praxis ist Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Wir arbeiten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Alle Personen, die bei uns mit Praxisdaten in Berührung kommen, sind nach § 203 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Verarbeitungsschritte

Schritt	Was passiert
Aufnahme	Die Box im Zimmer zeichnet das Gespräch auf und überträgt es verschlüsselt an unsere Anwendung.
Transkription	Aus der Aufnahme entsteht ein Text mit Sprecherwechseln.
Patientenauswahl	Der Arzt wählt den Patienten aus der Tagesliste des Terminbuchs. Die Liste erreicht das Sprachmodell ohne Namen.
Analyse	Ein Sprachmodell erstellt Dokumentation und Abrechnungsvorschlag. Ein festes Regelwerk prüft den Vorschlag gegen die Gebührenkataloge.
Freigabe	Der Arzt prüft im Portal, ändert bei Bedarf und gibt frei.
Übernahme	Die freigegebene Dokumentation geht in die Karteikarte der Praxissoftware.
Löschung	Audio und Transkripte werden nach den im Vertrag festgelegten Fristen gelöscht.

Wo die Daten verarbeitet werden

Anwendung und Datenbank laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH in Nürnberg. Für Speicherung, Transkription und Analyse setzen wir weitere spezialisierte Dienstleister ein, jeweils mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Für Dienstleister außerhalb der EU gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Die vollständige Liste mit Sitz, Zweck und Garantien erhält die Praxis mit dem Vertrag und findet sie im Portal. Neue Dienstleister kündigen wir vier Wochen vorher an, die Praxis kann widersprechen.

Einwilligung und Information der Patienten

Neue Patienten willigen über ein Kästchen auf dem Anamnesebogen ein.
Bestandspatienten werden mündlich gefragt, die Antwort wird mit Datum und Kürzel in der Kartei vermerkt.
Begleitpersonen werden angesprochen, bevor die Behandlung beginnt.
Lehnt jemand ab, pausiert die Aufnahme im Zimmer oder die Behandlung findet in einem Zimmer ohne Aufnahme statt.
Aushang und Patienteninformation liegen in der Praxis aus.

Zugriff

Anmeldung im Portal per E-Mail-Link mit sechsstelligem Code
Getrennte Daten je Praxis
Rollen für Praxisinhaber, Ärzte und Assistenz; freigeben können nur Ärzte
Auf Wunsch sieht jeder Behandler nur seine eigenen Fälle
Übertragung ausschließlich verschlüsselt per TLS

Unterlagen für die Praxis

Vor Vertragsschluss erhalten Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, Dienstleisterliste und Löschkonzept. Dazu kommen Patienteninformation, Aushang, die Unterlage zur Teamunterweisung und eine Arbeitsfassung der Datenschutz-Folgenabschätzung.

Fragen Ihres Datenschutzbeauftragten beantworten wir vorab. Schreiben Sie uns über das Formular.